SURAT MENYURAT PRAMUKA (ADMINISTRASI)

Surat Menyurat

PENGERTIAN

Administrasi dalam arti luas adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha pembinaan di dalam organisasi Gerakan Pramuka.

Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.

FUNGSI

Admnistrasi berfungsi :

Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan yang tetap.

Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI

Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :

1)       Catatan

2)       Laporan

3)       Perencanaan, rencana dan program

4)       Keputusan

5)       Surat menyurat

SURAT MENYURAT

Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.

Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :

1)       Nomor urut surat keluar

2)       Kode Kwartir

3)       Kode Bidang / Gugus Depan

Contoh             : 011/03.039-03.040/K

011                  : Nomor urut surat keluar

03.039-03.040 : Nomor Gudep

K                     : Kegiatan

Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.

Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

1.      Kepala surat, yang terdiri dari :

a.       Nama organisasi/kesatuan

b.      Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun

c.       Nomor

d.      Klasifikasi (sifat)

e.       Lampiran

f.       Perihal/Hal

g.      Alamat

h.      u.p (untuk perhatian), apabila perlu

2.      Isi surat, terdiri dari :

a.       Pendahuluan

b.      Uraian/maksud

c.       Kalimat penutup

3.      Penutup surat, terdiri dari :

a.       Nama Jabatan

b.      Tanda Tangan

c.       Nama Pejabat

d.      Cap atau stempel

e.       Tembusan

Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

Pembina

1.      SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita 
yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.

2.      SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :

1.      Buku presensi regu

2.      Buku iuran regu

3.      Buku kas regu

4.      Buku riwayat regu

5.      Buku prestasi regu

6.      Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan

7.      Log book regu

8.      Buku agenda regu

9.      Buku catatan regu

10.  Buku inventaris regu

Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.

1.      Buku Presensi dan Iuran

Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan untuk setiap kali latihan.

Format dapat dibuat seperti berikut :

NO

NAMA

PRESENSI MINGGU KE

IURAN MINGGU KE

KET

I

II

III

IV

V

I

II

III

IV

V

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

2.      Buku Kas

Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui pembina.

Formatnya dapat dibuat sbb :

KAS BULAN = ………………………….

Tangga	Uraian	Debet	Kredit
	Jumlah

Pradana  ……………………		Bendahara  ……………………..
	Pembina  ……………………

Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama.

3.      Buku Riwayat Ambalan

Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln, kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat riwayat pimpinan regu mulai regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

1.      Nomor                                : …………………………………..

Nama                                       : …………………………………..

Alamat                                      : …………………………………..

Agama                                     : …………………………………..

2.      Tempat&Tanggal Lahir        : ……………………….

Tanggal masuk ambalan          : ……………………….

3.      Pelantikan Kecakapan Umum

Masuk                                     : tanggal ……. tempat ……………..

Penegak Bantara                     : tanggal …….. tempat ……………..

Penegak Laksana                    : tanggal …….. tempat ……………..

Jabatan dalam Ambalan

Tanggal ……………… jabatan ………………………………

Tanggal ……………… jabatan ………………………………

4.      Kecakapan Khusus

Tanggal ……………… TKK …………………………………..

Tanggal ……………… TKK …………………………………..

Tanggal ……………… TKK …………………………………..

5.      Hobby                               : ………………………………..

6.      Sekolah

SD                                           : lulus tanggal ……………………………

SMP Kelas 1                           : tanggal …………………...……………

SMP Kelas 2                           : tanggal ……………...…………………

SMP Kelas 3                           : tanggal …………………………………

SMA Kelas 1                          : tanggal …………………………………

SMA Kelas 2                          : tanggal …………………………………

7.      Kegiatan yang pernah diikuti

·         .………………… di …………………. tgl ………………………..

·         …………………. di …………………. tgl ………………………..

·         ………….……… di …………………. tgl ………………………..

4.      Buku Prestasi Sangga

Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan Laksana.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

NO	NAMA	PENEGAK BANTARA/LAKSANA				KET
		Tgl lulus	Tgl Lantik	Yang Lantik	Tempat Lantik
1.
2.
3.
Dst.

5.      Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan

Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :

1. Hari dan Tanggal      : …………………………………………………………

2. Tempat                    : ……………………………………….…………………

3. Hadir                       : …………………………..……………………….. orang

4. Acara                       : 1. ……………………...………………………………..

                                      2. ………………………………………………………..

Untuk  notulen Dewan Regu formatnya sbb :

1. Hari dan Tanggal    : ………………………………………………………

2. Tempat                    : …………………………….……….………………

3. Hadir                       : ………………………….…………….…….. orang

4. Acara                       : 1. ……………………...…………………………..
                                      2. ……………...…………………………………..

5. Keputusan yang diambil  ………………...….……….…………………….

………………………………………………...…………………………….

6.      Log Book Ambalan

Mencatat tentang kejadian penting yang diambil Ambalan. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.

Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota regu.

7.      Buku Agenda Ambalan

Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar

Formatnya dapat dibuat sbb :

No	Nomor Surat	Tanggal Surat	Dari/Kepada	Perihal	Kode Arsip/ Nomor Agenda	Tanggal
						Terima	kirim

8.   Buku Catatan Ambalan

Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu mengikuti lomba kepramukaan.

9. Buku Iventaris Ambalan

Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.

Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :

No	Nama Barang	Jumlah	Tgl Beli	Status Barang	Tempat Menyimpan	keterangan

Panorama (Sketsa Pemandangan)

04.02.03-K/THB-006

Salah satu materi kepramukaan di kwaran kateman yang wajib dipelajari oleh adik-adik angota gugusdepan terpadu 03.039-03.040 pangkalan kwaraan kateman yaitu bisa membuat peta panorama atau disebut juga panorama atau sketsa pemandangan. 

Membuat Panorama atau sketsa pemandangan, merupakan salah satu teknik kepramukaan (scouting skill) yang harus dikuasai anggota pramuka. Keterampilan membuat panorama atau sketsa pemandangan sering kali menjadi materi dalam lomba kepramukaan bersama dengan menaksir tinggi, menaksir lebar sungai, peta pita, peta lapangan dan peta perjalanan. 

Panorama adalah membuat gambar suatu pemandangan (medan alam) dalam bentuk sketsa (gambar sederhana) yang menunjukkan suatu daerah dengan sudut pandangan tertentu. Panorama berguna untuk melukis situasi dan kondisi suatu tempat pada satu waktu. Sehingga ketika suatu saat kembali lagi ke daerah tersebut kita akan dapat melihat perubahan-perubahan yang terjadi.

Namun membuat sketsa pemandangan, panorama atau peta panorama, berbeda dengan melukis pemandangan pada umumnya. Dalam membuat panorama mempunyai beberapa aturan yang membedakannya dari gambar biasa, baik segi peralatan dan teknik menggambar.

Alat-alat yang harus disediakan antara lain; kertas gambar, pensil (untuk menggambar), penggaris, bolpoint (untuk menulis data), kompas, dan alat pembidik. Alat pembidik merupakan alat khusus dengan lubang berbentuk persegi panjang dengan dua garis bersilangan di tengahnya. Alat pembidik bisa dibuat dengan melubangi karton atau menggunakan bungkus korek api.

Alat pembidik untuk panorama atau sektsa pemandangan

Cara Membuat Panorama (Sketsa Pemandangan)

Cara membuat panorama (sketsa pemandangan) adalah sebagai berikut;

1.      Cari arah sebagaimana yang ditugaskan dengan menggunakan kompas bidik (biasanya dalam kisaran derjat, misal; anatra 150^o s.d 210^o). jika arah hanya diberikan satu sudut (semisal 140 ^o), arah dibuat dengan patokan ditambah 30^o dan dikurangi 30^o sehingga menjadi 140^o + 30^o = 170^o dan 140^o - 30^o = 110^o, jadi arah yang dibuat panoram menjadi antara 110^o s.d 170^o)

2.      Bidik dengan kompas arah satu benda (lebih baik benda yang terlihat menonjol) sebagai titik pusat. Catat arah (dalam derajat) titik pusat tersebut.

3.      Lihat obyek yang akan digambar dengan menggunakan alat pembidik dengan titik pusat tepat di titik pusat alat pembidik dan sisi kanan kiri tidak melebihi arah yang ditentukan.

4.      Gambar semua obyek yang tertangkap dalam alat pembidik. Obyek digambar adalah obyek yang tidak bergerak (berubah tempat). Sehingga benda-benda yang bersifat sementara atau berpindah tempat seperti mobil, hewan, manusia, awan tidak perlu digambar.

5.      Setiap benda diberi arsiran yang berbeda, dengan ketentuan;

·         Obyek yang dekat diberi arsiran yang rapat

·         Obyek yang lebih jauh dengan arsiran yang lebih jarang

6.      Pada bagian atas (pojok kiri) gambar, beri gambar anak panah yang menunjukkan letak arah utara.

7.      Bagi bagian bawah gambar menjadi tiga bagian. Dan pada masing-masing bagian tuliskan

·         Bagian pertama, tulis identitas regu pembuat, seperti nama regu, nomor kapling, perkemahan atau nomor peserta lomba, gugusdepan, pangkalan, kwartir ranting, dll.

·         Bagian keduam tuliskan waktu dan tempat pembuatan, seperti, hari, tanggal, jam, dan tempat pembuatan sketsa pemandangan tersebut, arah (besar derajat) titik pusat, dan keadaan cuaca.

·         Bagian ketiga, tuliskan keterangan gambar untuk masing-masing arsiran

8.      Untuk lebih jelas perhatikan gambar berikut.

Laporan panorama atau sketsa pemandangan

Itulah cara sederhana yang dapat kakak sampaikan dalam membuat panorama atau sketsa pemandangan . untuk mempelajari cara ini lebih detil tentu perlu bimbingan dari kakak Pembina Pramuka di gugusdepan masing-masing. Mohon keritik dan sarannya. Salam Pramuka!