 |
| Surat Menyurat |
Administrasi
dalam arti luas adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha pembinaan di
dalam organisasi Gerakan Pramuka.
Administrasi
dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara
tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam
Gugus Depan Gerakan Pramuka.
FUNGSI
Admnistrasi
berfungsi :
Untuk
melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut
ketentuan yang tetap.
Sebagai
pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi
Gerakan Pramuka.
PENGGOLONGAN
ADMINISTRASI
Untuk
mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di
golongkan sebagai berikut :
1)
Catatan
2)
Laporan
3)
Perencanaan, rencana dan program
4)
Keputusan
5)
Surat menyurat
SURAT
MENYURAT
Surat
adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,
pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.
Surat
menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan
yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan
keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan
kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
Cara
penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1)
Nomor urut surat keluar
2)
Kode Kwartir
3)
Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh : 011/03.039-03.040/K
011 : Nomor urut surat keluar
03.039-03.040 : Nomor Gudep
K : Kegiatan
Distribusi
pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada
maupun tembusan.
Susunan
surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
1.
Kepala
surat, yang terdiri dari :
a.
Nama
organisasi/kesatuan
b.
Tempat,
Tanggal, Bulan dan Tahun
c.
Nomor
d.
Klasifikasi
(sifat)
e.
Lampiran
f.
Perihal/Hal
g.
Alamat
h.
u.p
(untuk perhatian), apabila perlu
2.
Isi
surat, terdiri dari :
a.
Pendahuluan
b.
Uraian/maksud
c.
Kalimat
penutup
3.
Penutup
surat, terdiri dari :
a.
Nama
Jabatan
b.
Tanda
Tangan
c.
Nama
Pejabat
d.
Cap
atau stempel
e.
Tembusan
Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
 |
| Pembina |
yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.
2.
SURAT
KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain,
yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada
Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.
ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :
1.
Buku
presensi regu
2.
Buku
iuran regu
3.
Buku
kas regu
4.
Buku
riwayat regu
5.
Buku
prestasi regu
6.
Buku
acara latihan dan notulen Dewan Ambalan
7.
Log
book regu
8.
Buku
agenda regu
9.
Buku
catatan regu
10. Buku inventaris
regu
Buku-buku
tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.
1.
Buku
Presensi dan Iuran
Buku ini
digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan
untuk setiap kali latihan.
Format
dapat dibuat seperti berikut :
NO
|
NAMA
|
PRESENSI
MINGGU KE
|
IURAN MINGGU KE
|
KET
|
||||||||
I
|
II
|
III
|
IV
|
V
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
V
|
|||
1.
|
||||||||||||
2.
|
||||||||||||
3.
|
||||||||||||
4.
|
||||||||||||
5.
|
||||||||||||
6.
|
||||||||||||
7.
|
||||||||||||
8.
|
||||||||||||
2.
Buku
Kas
Digunakan untuk
mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas
mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan
penutupan kas dan diketahui pembina.
Formatnya dapat dibuat sbb :
KAS
BULAN = ………………………….
Tangga
|
Uraian
|
Debet
|
Kredit
|
Jumlah
|
Pradana
……………………
|
Bendahara
……………………..
|
|
Pembina
……………………
|
Kolom debet
untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar.
Pada akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan
kolom kredit harus sama.
3.
Buku
Riwayat Ambalan
Mencatat tentang
anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln, kecakapan,
hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga
mencatat riwayat pimpinan regu mulai regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
1.
Nomor :
…………………………………..
Nama :
…………………………………..
Alamat :
…………………………………..
Agama : …………………………………..
2.
Tempat&Tanggal
Lahir : ……………………….
Tanggal masuk ambalan : ……………………….
3.
Pelantikan
Kecakapan Umum
Masuk :
tanggal ……. tempat ……………..
Penegak Bantara : tanggal …….. tempat ……………..
Penegak Laksana : tanggal …….. tempat ……………..
Jabatan dalam Ambalan
Tanggal ……………… jabatan
………………………………
Tanggal ……………… jabatan
………………………………
4.
Kecakapan
Khusus
Tanggal ……………… TKK …………………………………..
Tanggal ……………… TKK …………………………………..
Tanggal ……………… TKK …………………………………..
5.
Hobby :
………………………………..
6.
Sekolah
SD :
lulus tanggal ……………………………
SMP Kelas 1 : tanggal …………………...……………
SMP Kelas 2 : tanggal ……………...…………………
SMP Kelas 3 : tanggal …………………………………
SMA Kelas 1 : tanggal …………………………………
SMA Kelas 2 : tanggal …………………………………
7.
Kegiatan
yang pernah diikuti
·
.…………………
di …………………. tgl ………………………..
·
………………….
di …………………. tgl ………………………..
·
………….………
di …………………. tgl ………………………..
4.
Buku
Prestasi Sangga
Mencatat
tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan
Laksana.
Formatnya
dapat dibuat seperti berikut :
NO
|
NAMA
|
PENEGAK
BANTARA/LAKSANA
|
KET
|
|||
Tgl
lulus
|
Tgl
Lantik
|
Yang
Lantik
|
Tempat
Lantik
|
|||
1.
|
||||||
2.
|
||||||
3.
|
||||||
Dst.
|
||||||
5.
Buku
Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan
Memuat
tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb
:
1.
Hari dan Tanggal : …………………………………………………………
2.
Tempat : ……………………………………….…………………
3.
Hadir : …………………………..………………………..
orang
4.
Acara : 1. ……………………...………………………………..
2. ………………………………………………………..
Untuk
notulen Dewan Regu formatnya sbb :
1.
Hari dan Tanggal : ………………………………………………………
2.
Tempat : …………………………….……….………………
3.
Hadir :
………………………….…………….…….. orang
4.
Acara : 1.
……………………...…………………………..
2. ……………...…………………………………..
2. ……………...…………………………………..
5.
Keputusan yang diambil ………………...….……….…………………….
………………………………………………...…………………………….
6.
Log
Book Ambalan
Mencatat tentang
kejadian penting yang diambil Ambalan. Kejadian penting yang perlu dicatat
adalah kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar
karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang
perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang
negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.
Log Book dapat dibuat untuk
masing-masing anggota regu.
7.
Buku
Agenda Ambalan
Mencatat
tentang surat masuk dan surat keluar
Formatnya
dapat dibuat sbb :
No
|
Nomor
Surat
|
Tanggal
Surat
|
Dari/Kepada
|
Perihal
|
Kode
Arsip/ Nomor Agenda
|
Tanggal
|
|
Terima
|
kirim
|
||||||
8.
Buku Catatan Ambalan
Mencatat
segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun
praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan
latihan maupun pada waktu mengikuti lomba kepramukaan.
9. Buku
Iventaris Ambalan
Mencatat
tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera
Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.
Format
kolomnya dapat dibuat seperti berikut :
No
|
Nama
Barang
|
Jumlah
|
Tgl
Beli
|
Status
Barang
|
Tempat
Menyimpan
|
keterangan
|
